Prowadzenie KPiR obowiązuje osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobowe przedsiębiorstwo oraz spółki jawne, cywilne i partnerskie, których właścicielami są osoby fizyczne, jednak jeżeli ich przychody ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 1 200 000 euro.
Dodatkowo prowadzenie KPiR obowiązuje:
- osoby wykonujące działalność w formie agnecji i umów zlecenia,
- armatory zdefiniowane na podstawie Ustawy o podatku tonażowym,
- osoby zajmując się działami produkcji rolnej, jeżeli zgłoszoą one zamiar prowadzenia tej księgi,
- osoby duchowne, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego.
Podatnik powinien założyć KPiR na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej lub na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego. O założeniu księgi przychodów i rozchodów trzeba poinformować właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 20 dni od daty jej założenia.
W przypadku spółek, których właścicielami są osoby fizyczne zawiadomienie o prowadzeniu KPiR powinni złożyć wszyscy wspólnicy.