Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest aktualizacja danych spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym zaraz po wprowadzeniu w niej zasadniczych zmian.
Jeszcze do niedawna było to możliwe wyłącznie poprzez osobistą wizytę w urzędzie. Aktualnie kwestia ta została znacznie uproszczona poprzez zmiany w spółkach elektronicznie wprowadzane.
Wystarczy jedynie zalogować się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości i przy użyciu znajdującej się tam aplikacji wypełnić niezbędne formularze.
Aby aktualizacja danych w KRS mogła się powieść użytkownik musi posiadać bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, występującego rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji. Podpis ten należy umieścić na każdym z dokumentów dołączonych do wniosku. Dokumenty przesyłane do urzędu muszą zostać zapisane w jednym z następujących formatów: PDF, doc, rtf, otd,txt.
Istnieje także możliwość przesłania niezbędnych wniosków za pomocą poczty polskiej w formie listu poleconego. W tym przypadku niezbędne jest zatrzymanie dowodu potwierdzającego nadanie korespondencji.